Le bordereau de piècesBordereau · Première embauche
Embaucher un premier salarié : les déclarations, le contrat, les registres et documents à préparer, avec leurs dates
Avant l’arrivée du premier salarié, l’employeur envoie la déclaration préalable à l’embauche, au plus tôt 8 jours avant (articles L1221-10 et R1221-4 du Code du travail), identifie la convention collective, évalue les risques dans le document unique et met en place la mutuelle. À l’embauche, il inscrit le salarié au registre unique ; un CDD écrit est remis dans les 2 jours ouvrables, les informations essentielles au 7e jour.
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Parlons de votre situation
Indiquez le contrat prévu, la date d’arrivée, la durée du travail et l’activité de l’entreprise.
Exemples de questions
Votre question vous suit après l’inscription. 400 caractères maximum. Évitez les données de santé et les noms.
Quels documents préparer, et pour quelle date ?
Indiquez le contrat, la date d’embauche, la durée hebdomadaire, un travail de nuit ou un salarié mineur, et ce qui est déjà prêt : le bordereau liste les documents de l’embauche, signale ceux qui manquent et date chaque échéance. L’exemple : un CDD de 20 heures par semaine qui commence le lundi 5 octobre 2026, convention collective et document unique déjà prêts.
Exemple fictif · le dossier de la première embauche
DPAE à envoyer à partir du 27 septembre 2026, et avant la prise de poste le 5 octobre 2026 ; un contrat écrit est obligatoire.
- DPAE, au plus tôt le
- 27 septembre 2026
- Registre du personnel
- Le 5 octobre 2026
- CDD remis au salarié au plus tard
- 7 octobre 2026
- Informations essentielles au plus tard
- 12 octobre 2026
- Autres informations au plus tard
- 5 novembre 2026
- Visite d’information et de prévention au plus tard
- 5 janvier 2027
| N° | Pièce | Ce qu’elle prouve | État |
|---|---|---|---|
| 01 | Convention collective identifiée | Celle de l’activité principale de l’entreprise (article L2261-2) | Réunie |
| 02 | Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) | L’embauche déclarée, l’adhésion au service de santé au travail | À obtenir |
| 03 | Document unique d’évaluation des risques | Les risques de chaque unité de travail (article R4121-1) | Réunie |
| 04 | Complémentaire santé d’entreprise | La couverture collective, financée au moins pour moitié | À obtenir |
| 05 | Contrat de travail écrit | Le motif du CDD ou la durée du temps partiel | À obtenir |
| 06 | Registre unique du personnel | L’inscription du salarié au moment de l’embauche | À obtenir |
| 07 | Informations écrites sur la relation de travail | Poste, lieu, rémunération, durée du travail, essai | À obtenir |
Résultat indicatif : la convention collective peut imposer d’autres écrits, et une durée de travail de référence inférieure à 35 heures change la qualification du temps partiel.
Que doit contenir le contrat de travail ?
Un CDD et tout contrat à temps partiel sont écrits ; un CDI à temps plein n’a pas à l’être, mais les informations écrites restent dues.
- Pièce 1
Le CDD
Écrit, avec la définition précise de son motif, sinon il est réputé à durée indéterminée ; le terme, le poste, l’intitulé de la convention collective, l’essai et la rémunération (article L1242-12).
- Pièce 2
Le contrat à temps partiel
Écrit : qualification, rémunération, durée hebdomadaire ou mensuelle et sa répartition, cas de modification et limites des heures complémentaires (article L3123-6).
- Pièce 3
Les informations écrites
Identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, terme d’un CDD, essai, puis formation, congés, rémunération et durée du travail (article R1221-34).
- Pièce 4
Le bulletin de paie
À chaque paiement du salaire ; il peut être remis sous forme électronique, sauf opposition du salarié (article L3243-2).
Quel calendrier pour la première embauche ?
Certaines formalités précèdent l’arrivée ; les autres courent à partir de la date d’embauche.
| Formalité | Quand | Texte |
|---|---|---|
| Déclaration préalable à l’embauche | Au plus tôt 8 jours avant, et avant la prise de poste | Articles L1221-10 et R1221-4 |
| Convention collective | Avant de rédiger le contrat | Article L2261-2 |
| Document unique d’évaluation des risques | Dès le premier salarié | Article R4121-1 |
| Complémentaire santé collective | Dès l’embauche, financée au moins pour moitié par l’employeur | Article L911-7 du Code de la sécurité sociale |
| Registre unique du personnel | Au moment de l’embauche | Article L1221-13 |
| CDD écrit | Transmis au plus tard 2 jours ouvrables après l’embauche | Article L1242-13 |
| Informations écrites | Le 7e jour calendaire, le reste dans le mois | Article R1221-35 |
| Visite d’information et de prévention | Dans les 3 mois, avant le poste pour un travailleur de nuit ou mineur | Articles R4624-10 et R4624-18 |
La déclaration préalable vaut aussi adhésion au service de santé au travail et demande de la visite d’information et de prévention (article R1221-2).
Sources : C. trav. L1221-10 · C. trav. R1221-4 · C. trav. R4121-1 · CSS L911-7 · C. trav. L2261-2 · C. trav. L1221-13 · C. trav. L1242-13 · C. trav. R1221-35 · C. trav. R4624-10 · C. trav. R1221-2
Quand envoyer la déclaration préalable à l’embauche ?
Avant la prise de poste : l’embauche ne peut intervenir qu’après la déclaration nominative de l’employeur aux organismes sociaux (article L1221-10 du Code du travail), qui s’envoie au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche (article R1221-4).
La même déclaration immatricule l’employeur, affilie à l’assurance chômage, demande l’adhésion au service de santé au travail et la visite d’information et de prévention (article R1221-2).
Sources : C. trav. L1221-10 · C. trav. R1221-4 · C. trav. R1221-2
Quels registres et documents tenir dès le premier salarié ?
Le registre unique du personnel, où les noms et prénoms des salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche et de façon indélébile (article L1221-13). Le document unique, qui inventorie les risques de chaque unité de travail (article R4121-1).
Et une complémentaire santé collective, dont l’employeur assure au moins la moitié du financement (article L911-7 du Code de la sécurité sociale).
Sources : C. trav. L1221-13 · C. trav. R4121-1 · CSS L911-7
Faut-il un contrat écrit ?
Oui pour un CDD, établi par écrit avec la définition précise de son motif, sinon il est réputé conclu pour une durée indéterminée (article L1242-12), et transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche (article L1242-13). Oui aussi pour un temps partiel (article L3123-6).
Pour un CDI à temps plein, l’écrit n’est pas imposé par la loi, sauf convention collective contraire (fiche F15635), mais les informations essentielles doivent être remises au plus tard le 7e jour, les autres dans le mois (article R1221-35).
Sources : C. trav. L1242-12 · C. trav. L1242-13 · C. trav. L3123-6 · C. trav. R1221-35 · Service-public F15635
Que dit l’article L1221-13 du Code du travail ?
Le texte du registre unique du personnel, à ouvrir dès la première embauche.
Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés.
Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile.
La suite de l’article y ajoute les stagiaires et les volontaires en service civique, dans une partie spécifique, et renvoie aux mentions complémentaires fixées par voie réglementaire.
Que se demandent les employeurs qui recrutent pour la première fois ?
Peut-on envoyer la DPAE plus de 8 jours avant l’embauche ?
Non : elle est adressée au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche (article R1221-4 du Code du travail).
Quelle convention collective appliquer ?
Celle dont relève l’activité principale exercée par l’employeur (article L2261-2), à vérifier sur l’activité réelle plutôt que sur le seul code APE (fiche F36056).
Quand a lieu la visite médicale d’embauche ?
La visite d’information et de prévention a lieu dans les 3 mois de la prise de poste, et avant l’affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans (articles R4624-10 et R4624-18).
Le bulletin de paie peut-il être électronique ?
Oui, sauf opposition du salarié, avec des garanties d’intégrité, de disponibilité et de confidentialité (article L3243-2).
Sur quels textes reposent les formalités de la première embauche ?
- Code du travail, article L1221-10 (déclaration préalable à l’embauche)Légifrance
- Code du travail, article R1221-4 (au plus tôt 8 jours avant)Légifrance
- Code du travail, article R1221-2 (ce que couvre la DPAE)Légifrance
- Code du travail, article L1221-13 (registre unique du personnel)Légifrance
- Code du travail, article R4121-1 (document unique)Légifrance
- Code du travail, article L1242-13 (CDD transmis en 2 jours)Légifrance
- Code de la sécurité sociale, article L911-7 (complémentaire santé)Légifrance
- Code du travail, article L2261-2 (convention collective applicable)Légifrance
- Code du travail, article L3243-2 (bulletin de paie)Légifrance
- Code du travail, article R1221-35 (délais des informations écrites)Légifrance
- Code du travail, article R4624-10 (visite dans les 3 mois)Légifrance
- Code du travail, article L1242-12 (mentions du CDD)Légifrance
- Code du travail, article L3123-6 (contrat à temps partiel)Légifrance
- Code du travail, article R1221-34 (informations écrites)Légifrance
- Code du travail, article R4624-18 (travailleur de nuit, mineur)Légifrance
- Procédure et formalités d’embauche d’un salarié (fiche F23107)Service-public.fr · vérifiée le 1er juin 2026
- Trouver sa convention collective pour un premier salarié (fiche F36056)Service-public.fr
- Le contrat de travail est-il obligatoirement écrit ? (fiche F15635)Service-public.fr · vérifiée le 11 mai 2026
Dernier contrôle des textes cités : 27 septembre 2026