Gouvernance IA · cabinet
Quelle politique de mémoire IA adopter pour chaque dossier du cabinet ?
Une mémoire IA de dossier ne devrait pas être réglée comme une simple durée de chat. Avant toute conservation, le cabinet doit documenter la finalité du dossier, les personnes autorisées, le partage permis, le passage éventuel en archive restreinte et le déclencheur de suppression. Le RGPD impose notamment une durée limitée et des mesures adaptées au risque ; le secret professionnel impose à l’avocat de le faire respecter par les personnes qui coopèrent avec lui. Le générateur ci-dessous produit un canevas à faire relire, pas un paramétrage ni un avis de conformité.
Vérifier dans votre contrat ou console d’administration. La persistance, la suppression, les sauvegardes, les lieux, sous-traitants et accès support sont des faits fournisseur à confirmer, jamais des hypothèses de cette page.
Matrice de conservation et d’accès par état du dossier
Cette matrice prépare une décision documentée. Elle n’est ni un calendrier légal ni un réglage produit.
| État / connaissance | Périmètre | Accès recommandé | Décision à documenter | Preuve / propriétaire |
|---|---|---|---|---|
| Dossier actif · travail nécessaire | Chronologie, instructions, recherche approuvée | Équipe nommée par rôle | Garder seulement pour la finalité ; revoir au changement | Responsable + date de revue |
| Dossier actif · haute sensibilité | Données sensibles, stratégie privilégiée | Plus petit cercle nommé ; revue préalable | Pas de durée automatique ; garanties ou non-conservation | Associé + DPO/RSSI selon le cas |
| Dossier clos · archive justifiée | Avis final ou preuve liée à une obligation définie | Rôles d’archive distincts du travail courant | Motif, point de revue et restriction écrits | Propriétaire d’archive + justification |
| Dossier clos · plus de besoin | Prompts redondants, brouillons remplacés | Aucun accès opérationnel avant suppression contrôlée | Suppression selon le processus ; propagation à vérifier | Responsable suppression + preuve |
| Preuves plateforme | Historique, DPA, sous-traitants, accès support | Achats, privacy et sécurité | Conserver selon le besoin de gouvernance, séparément du fond | Responsable fournisseur + version |
Bâtir un canevas de politique, sans fixer une durée
Sélectionnez des catégories uniquement. Ne saisissez ni nom, ni numéro, ni fait ou document client.
Complétez les six catégories pour afficher un canevas de revue.
Validation humaine requise
Une réponse incertaine empêche de transformer ce canevas en politique opérationnelle.
Revue restreinte avant conservation
La sensibilité ou l’étendue du partage exige une revue humaine et des preuves fournisseur.
Décision d’archive requise
Un dossier clos, un litige ou une contrainte alléguée demande un motif et un propriétaire.
Preuves fournisseur manquantes
La persistance, la suppression, les accès et la chaîne fournisseur ne sont pas assez documentés.
Politique active et bornée
Le but, les rôles et le déclencheur sont bornés. Ce résultat n’est ni un paramétrage ni une validation juridique.
Pourquoi la mémoire IA d’un dossier n’est-elle pas une simple mémoire de session ?
Une politique de dossier gouverne un ensemble défini de connaissances, les personnes autorisées et tout son cycle de vie. Une fonction de session décrit seulement la continuité d’une conversation.
Quelles informations peuvent former la « mémoire » d’un dossier IA ?
Inventoriez séparément faits, extraits, pièces ou références, notes de recherche, productions, sources et journaux. Ils ne partagent pas nécessairement la même finalité, les mêmes accès ou la même durée.
Quelle finalité faut-il écrire avant de conserver une connaissance de dossier ?
Écrivez le travail juridique concret auquel la connaissance est nécessaire. La simple commodité ne suffit pas à justifier une collecte ou une conservation indifférenciée.
Qui décide de la durée de conservation d’un dossier traité avec une IA ?
L’organisation responsable documente une décision liée à la finalité et identifie les contraintes légales et professionnelles applicables. Ce générateur ne calcule aucune durée universelle.
Quand faut-il distinguer base active, archive intermédiaire et suppression ?
Séparez ces étapes lorsqu’un dossier n’est plus opérationnel mais qu’une archive restreinte reste justifiée. La clôture déclenche une décision humaine ; l’archive ne doit pas être automatique.
Qui peut accéder à la mémoire IA d’un dossier ?
L’accès recommandé suit des rôles nommés dans le dossier et le besoin d’en connaître, avec un propriétaire de revue. La visibilité à tout le cabinet ne doit pas être le réglage implicite.
Le secret professionnel suffit-il à autoriser un partage avec un outil IA ?
Non. Le secret demeure un devoir professionnel, mais le rôle factuel du prestataire, ses instructions, sa sécurité et ses accès nécessitent une revue distincte et documentée.
Quelles preuves demander au fournisseur avant d’activer la mémoire par dossier ?
Demandez les faits écrits sur la persistance, la propagation de la suppression, les sauvegardes, exports, accès support et administrateur, sous-traitants, lieux et journaux.
Comment traiter les dossiers clos, les litiges et les obligations de conservation ?
Faites de la clôture un événement de revue : archive restreinte justifiée, candidat à la suppression ou contrainte documentée. N’appliquez jamais une période unique à tous les dossiers.
Comment vérifier que les accès ont été retirés ou revus ?
Tenez un registre de rôles, une date de revue, le motif des exceptions et le validateur responsable. Une preuve exploitable vaut mieux qu’une promesse générale de sécurité.
Que faut-il prévoir pour les demandes d’accès, d’effacement ou l’incident de sécurité ?
Cartographiez où résident les données, y compris chez les sous-traitants, puis utilisez une route d’escalade qui protège aussi les informations confidentielles de tiers.
Quel résultat ce générateur fournit-il, et quelles validations restent humaines ?
Il produit un canevas catégoriel et les preuves manquantes. Le cabinet, le responsable du dossier, le DPO ou RSSI et, si nécessaire, un conseil qualifié le valident.